Importancia legal del consentimiento explícito en la contratación
Los procesos de contratación son procesos dinámicos en los que los empleadores recopilan datos personales extensos sobre los candidatos. Todos los puntos de datos, desde la información del currículum de un candidato hasta las grabaciones de las entrevistas, los resultados de las pruebas y las evaluaciones de las referencias, están bajo la garantía del RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).
El error más común en el que caen los departamentos de recursos humanos en las aplicaciones del RGPD es interpretar el hecho de que el candidato haya enviado su currículum como si "diera su aprobación tácita para que se procesen todo tipo de datos y se contacte a sus referencias". Sin embargo, en el derecho de protección de datos, el consentimiento tácito (implícito) no es válido. Para que el candidato pueda estar sujeto al proceso de control de referencias y poder contactar con sus lugares de trabajo anteriores, debe existir una declaración de voluntad clara y explícita de acuerdo con las condiciones exigidas por la ley.
En esta guía exhaustiva, examinaremos cómo preparar un texto de consentimiento explícito válido de acuerdo con las decisiones de principio establecidas por la autoridad, discutiremos las sutilezas legales y compartiremos plantillas de texto listas para usar que puede usar directamente en su empresa.
3 elementos básicos de un consentimiento explícito válido
En el RGPD (Art. 4(11)), el consentimiento se define de la siguiente manera:
*"Toda manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca."*
De acuerdo con esta definición legal, para que un texto de consentimiento explícito se considere válido en auditorías y tribunales, debe contener obligatoriamente estos elementos de forma acumulativa:
Diferencia legal entre el texto informativo y el texto de consentimiento explícito
El mayor error de procedimiento que cometen los departamentos de recursos humanos y jurídicos de muchas empresas es combinar el Texto Informativo y el Texto de Consentimiento Explícito en un solo texto o intentar que se acepten ambos a la vez con una sola casilla de verificación (checkbox).
De conformidad con las decisiones de principio establecidas por la autoridad de protección de datos, estas dos acciones jurídicas deben separarse de forma estricta:
- Texto informativo (RGPD Art. 13): Es una obligación legal del responsable del tratamiento. No está sujeto a la aprobación, consentimiento o aceptación de la otra parte; es una información unilateral y vinculante. No se le puede pedir al candidato una declaración como "Apruebo el texto informativo"; es suficiente la expresión "He leído, comprendido y he sido informado sobre mis derechos en relación con el texto informativo".
- Texto de consentimiento explícito (RGPD Art. 6 y 9): Es una declaración de voluntad excepcional que entra en juego cuando no existen otras bases legales legítimas para el tratamiento de datos (previsto claramente por la ley, ser estrictamente necesario para la celebración o ejecución del contrato, obligación legal del responsable del tratamiento). Obligatoriamente se debe presentar como un texto separado, proporcionarse con una casilla de verificación separada y con una acción afirmativa activa del candidato (haciendo clic en una casilla vacía no marcada previamente).
El principio de la prohibición de condicionar el servicio al consentimiento
Una de las reglas más críticas que se subraya con firmeza en las decisiones precedentes del RGPD es la "Prohibición de condicionar el servicio".
En un portal o formulario de solicitud de empleo, no se puede imponer la siguiente obligación al candidato:
*"Si no aprueba el texto de consentimiento explícito, su solicitud de empleo no podrá completarse ni ser evaluada."*
Dado que el nombre, los apellidos, la información de contacto, la educación y la experiencia profesional del candidato en una solicitud de trabajo básica son necesarios y legítimos para el establecimiento de un contrato de trabajo en el marco de la legislación laboral nacional. Estos datos básicos pueden tratarse por el motivo legal del establecimiento del contrato incluso sin el consentimiento explícito. Sin embargo, llamar a los lugares de trabajo anteriores del candidato (control de referencias) o conservar los datos en la base de datos de talento durante 2 años es una actividad adicional y se basa en el consentimiento explícito. Aunque el candidato no dé su consentimiento para el control de referencias, no se le puede privar de su derecho a ser evaluado con su información actual.
El papel de las empresas de consultoría y headhunters en la contratación
Los procesos de contratación suelen llevarse a cabo a través de empresas de consultoría externas o headhunters. En este escenario, los datos personales del candidato cambian de manos entre múltiples responsables del tratamiento:
- Consultora de selección: Es responsable del tratamiento en calidad de institución que recopila inicialmente los datos del candidato y realiza un control previo de las referencias.
- Empresa empleadora: La empresa cliente que tomará la decisión final de contratación es un responsable del tratamiento independiente.
Debe haber obligatoriamente un Contrato de Encargo del Tratamiento (DPA) firmado entre estas dos instituciones y, en el texto de consentimiento explícito presentado al candidato, se debe indicar claramente con qué empresas clientes se pueden compartir los datos y el informe de referencias. Filtrar el informe de referencias a terceras empresas sin el conocimiento del candidato es una grave infracción de la normativa.
Datos personales de categorías especiales y el proceso de referencias
Durante los controles de referencias, se debe evitar absolutamente que los antiguos responsables entren en temas sensibles como la salud del candidato, su afiliación sindical, sus opiniones políticas o filosóficas. De conformidad con el artículo 9 del RGPD, el tratamiento de datos personales de categorías especiales está sujeto a condiciones mucho más estrictas y a una estructura de consentimiento explícito separada.
En los formularios de referencias y conjuntos de preguntas:
- No se puede incluir ninguna pregunta sobre "si el candidato se coge bajas frecuentemente o si tiene una enfermedad crónica"
- "La situación familiar del candidato, su estado civil o sus planes de embarazo"
- "Sus creencias religiosas, su origen étnico o sus opiniones políticas"
Incluso si la persona que da la referencia hace comentarios sobre estos temas de forma espontánea, estas declaraciones no deben incluirse en las actas ni en los informes, y deben destruirse de inmediato.
Plantilla de ejemplo de texto de consentimiento explícito de referencias para el candidato
El siguiente texto es una plantilla jurídicamente sólida que puede integrar directamente en sus documentos o portales de solicitud al obtener el permiso de control de referencias de los candidatos en sus procesos de contratación:
TEXTO DE CONSENTIMIENTO EXPLÍCITO DEL CANDIDATO RELATIVO AL PROCESO DE CONTROL DE REFERENCIAS
He leído y comprendido el "Texto informativo sobre el tratamiento de datos personales
del candidato a empleado" que me ha proporcionado [Nombre Comercial de la Empresa]
(la “Empresa”), y he sido informado detalladamente sobre mis derechos en virtud del
Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
En este sentido;
Para poder verificar mi idoneidad para el puesto vacante al que me he postulado, mis
experiencias profesionales pasadas, mis áreas de deberes y responsabilidades, mi disciplina
laboral, mi adaptación al equipo y mis resultados de trabajo;
1. DOY MI CONSENTIMIENTO EXPLÍCITO, por mi libre voluntad y sin estar sometido a
ninguna presión o coacción, para que se contacte, por teléfono, correo electrónico o
mediante sistemas de verificación de referencias digitales, con las personas de
referencia (mis antiguos responsables, autoridades del departamento y compañeros
de trabajo) que he indicado en el formulario de solicitud de empleo o en mi currículum,
2. Para que se formulen a estas personas preguntas relativas a mi relación laboral anterior,
mi rendimiento, mis competencias y el proceso de mi salida, y para que la Empresa
recopile y trate los datos de evaluación profesional declarados por estas personas
con la finalidad de tomar la decisión de contratación,
3. Para que el informe de verificación y coherencia de referencias que se prepare se
conserve en los servidores seguros de la Empresa de forma cifrada durante el tiempo de
conservación máximo previsto en la Política de Conservación y Eliminación de Datos
Personales y en la legislación pertinente.
[ ] Acepto (Por favor, marque la casilla)
Nombre y apellidos del candidato : ....................................................
Número de identificación / DNI : ....................................................
Fecha : ...... / ...... / 202...
Firma / Aprobación digital con marca de tiempo: ..................................Texto informativo y de aprobación para la persona que proporciona la referencia
Otra parte que no se debe olvidar en el proceso de referencias es la persona que proporciona la referencia. El nombre, el cargo, la denominación corporativa, el teléfono del trabajo, el correo electrónico y las opiniones sobre el candidato del responsable que actúa como referencia también tienen la consideración de datos personales. Al inicio del enlace digital que se envía a la persona de referencia debe figurar el siguiente texto:
TEXTO INFORMATIVO Y DE APROBACIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS PARA LA PERSONA QUE PROPORCIONA LA REFERENCIA
Estimado responsable:
[Nombre y apellidos del candidato], en el marco de la solicitud de empleo que ha
presentado a nuestra empresa, le ha indicado como referencia para que obtengamos
información sobre su experiencia profesional pasada y sus competencias.
En este contexto, sus datos de identidad, contacto, cargo, institución y de
evaluación objetiva sobre el candidato que compartirá en el formulario que va a
completar, se tratarán de conformidad con el RGPD únicamente con el fin de evaluar
el proceso de contratación de dicho candidato, no se compartirán con terceros y se
destruirán de forma segura al finalizar los períodos de conservación legales según
la Política de Conservación y Eliminación de nuestra empresa.
Confirmo la veracidad de la información que comparto y apruebo el tratamiento de
estos datos limitado al fin legítimo especificado anteriormente.
[ ] Apruebo y continúoDerecho de retirada del consentimiento (Revocation) y procedimiento
Dado que el consentimiento explícito es un derecho que depende de la voluntad del interesado, puede ser retirado en cualquier momento. De acuerdo con la normativa del RGPD, el tratamiento de datos debe detenerse de inmediato en el momento en que el titular de los datos notifique que retira su consentimiento.
Los procedimientos para la retirada del consentimiento que las empresas deben proporcionar son los siguientes:
- Fácil acceso: Se debe ofrecer al candidato el derecho a retirar su consentimiento mediante un método tan fácil como el utilizado para otorgarlo (por ejemplo, un formulario web que se abre con un clic o una dirección de correo electrónico específica).
- Detención del proceso: Al retirar el consentimiento, se deben cancelar las referencias a las que aún no se ha llamado y se deben eliminar de inmediato los datos intermedios recopilados.
- Principio de no retroactividad: La retirada del consentimiento no invalida las actividades de tratamiento de datos lícitas que se hayan llevado a cabo hasta ese momento; sin embargo, pone fin inmediatamente al tratamiento futuro.
Lista de verificación paso a paso sobre el consentimiento explícito para equipos de RR. HH.
Los departamentos de recursos humanos que deseen reducir a cero los riesgos legales deben revisar la siguiente lista de control antes de cada verificación de referencias:
Conclusión: Infraestructura digital que reduce a cero los riesgos legales
Es imposible pasar con éxito las auditorías del RGPD en los procesos de referencias que se llevan a cabo mediante formularios en papel, mensajes de WhatsApp o llamadas telefónicas. No se puede demostrar cuándo se obtuvo el consentimiento, si se mostró al candidato el texto completo o si se informó a la persona que da la referencia.
AuditCV.io presenta paso a paso al candidato la aprobación del consentimiento explícito digital con marca de tiempo en el proceso de recopilación de referencias, recibe a las personas de referencia con textos informativos que cumplen plenamente la ley, y permite tanto al candidato como a la persona que da la referencia retirar su consentimiento (revoke) con un solo clic. De este modo, las empresas reducen a cero el riesgo de multas administrativas del RGPD y ofrecen una experiencia de contratación corporativa y prestigiosa.